Populum har lyckats göra det svåra enkelt, vilket gör det greppbart för verksamheterna där ute. Det viktiga är effekten. Fundera inte på något annat.
Head of People & Organisation,
Intervju med Anders Berge
Vi pratade med Anders Berge,
Head of People & Organisation.
Varför pulsmätningar?
Traditionella medarbetarundersökningar genererar ofta ”falska svar för sent”. Det vi ville komma åt var en kontinuerlig förbättring ute i verkligheten i de ca 2,500 projekt vi driver årligen runt om i hela Norden. Det är där förbättringarna ska ske – och det hade vi saknat tidigare. När teamet, eller ”laget” – som består av både tjänstemän och yrkesarbetare – får aktuella resultat och återkoppling omedelbart skapas förutsättningar för att diskutera hur man kan bli bättre, effektivare och tillsammans arbeta långsiktigt mot gemensamma mål.
Vad är viktigast för att få pulsmätningar att fungera i er typ av verksamhet?
Populum har ett användarvänligt verktyg som fokuserar på det viktigaste, det som verkligen behövs – istället för ”eventuellt-bra-att-ha-saker” som många lätt faller för. För att vi ska kunna hjälpa våra lokala enheter behöver de något konkret och användbart som bidrar till teamets utveckling. Vi gick från 64 frågor i vår tidigare medarbetarundersökning, till 8 med Populum, vilket minskat komplexiteten och ökat användbarheten avsevärt.
Hur har samarbetet fungerat med Populum?
Det har fungerat perfekt. Alla jag har arbetat med på Populum vill verkligen förstå vår verksamhet, och supporterar hela organisationen direkt med hög servicekänsla. Vi har en mycket fruktsam dialog som leder oss båda framåt. Samarbetet är precis så bra som man önskar med en viktig leverantör och partner.
Laget före jaget
Du pratar ofta om "laget före jaget" - vad menar du med detta?
Inom Peab pratar vi gärna om ”laget”, eftersom det anspelar på hantverkarlaget, men man kan lika gärna säga ”teamet”. Den oerfarne ledaren – eller den mindre bra ledaren – inser inte alltid att det är alla medarbetare i laget eller teamet som skapar resultatet tillsammans. Därför är det viktigt att hjälpa ledaren att öppna upp dialogen om hur teamet / laget kan bli bättre tillsammans. Genom Populum ger vi våra ledare verktyget för att ha denna viktiga dialog.
Transparensen
Populum tror på styrkan i transparensen och att sträva efter ett öppet samtalsklimat i teamet. Därför får varje medarbetare automatiskt tillgång till sitt teamresultat och de inskickade förbättringsförslagen. I likhet med många andra organisationer fanns det inför lanseringen av Populum vissa funderingar kring huruvida medarbetare och chefer i Peab skulle vara redo för den typen av öppenhet.
Vad var det som gjorde att ni vågade ta steget och köra med "öppna kort" på det här sättet, i en traditionellt konservativ bransch som byggbranschen?
Eftersom resultatet är den samlade team- / lagupplevelsen – som alla har bidragit till– är min syn att det är naturligt att alla också får möjlighet att ta del av det. På så sätt blir det också tydligare lagets resultat, snarare än chefens.
Hur har det gått?
I vår första mätning förekom en handfull ”icke-konstruktiva kommentarer” som vi faktiskt tog bort (och förklarade varför). Andra gången var det väldigt få. Vid det tredje tillfället förekom det i stort sett inga sådana kommentarer över huvud taget, i en organisation med 16,000 personer och 83% svarsfrekvens. Nu är alla införstådda med att de kommentarer som skrivs visas i den transparenta rapport som alla får del av (om än anonymt). Därmed har vi nu bara utvecklande kommentarer, och alla tycker om detta – inklusive våra fackföreningar.
Bygga förbättring inifrån
En tydlig trend inom employer branding är att organisationer rör sig från "den gamla skolan", att främst polera sin yta på utsidan och lägga vikt vid hur man uppfattas externt. Ett mer modernt fokus däremot, är att sträva efter att bli mer äkta på insidan genom satsningar på engagerade och välmående medarbetare, dvs. att bygga arbetsgivarvarumärket inifrån.
Hur ser du på detta personligen, och hur arbetar Peab med detta?
För mig är detta centralt. En färggrann annons eller kostsamma aktiviteter som inte i grunden representerar det våra medarbetare signalerar i sin vardag till vänner och bekanta, är bortkastade pengar. Vi har satsat på att bygga vårt arbetsgivarvarumärke inifrån med eNPS (Employee Net Promoter Score) som den övergripande temperaturmätaren. När våra medarbetare är beredda att rekommendera oss till vänner och bekanta – då är det bra. Om inte, behöver vi fråga dem varför, så att vi kan göra bättre ifrån oss. Vi har som koncern ett eNPS som ligger långt över svensk industristandard. I de delar av organisationen där det är lägre arbetar vi aktivt för att förbättra det.
Vad har ni sett för resultat med den strategin?
(t.ex. impact i employer-branding rankinglistorna, ökning av eNPS, koppling mellan eNPS och lönsamhet)
Vi klättrar i rankinglistorna för attraktivitet i alla olika mätningar som görs på marknaden. Hos en av de mest framstående aktörerna är vi nu dessutom nominerade till årets ”Best Employer Branding-företag” i Sverige. I nomineringstexten skriver de: ”Detta företag har på ett mycket uthålligt sätt arbetat med employer branding-frågorna. Man har i denna kommunikation strävat efter att vara helt uppriktigt och transparent. Detta har tydligt lönat sig då företaget nu mycket tydligt tar position som bäst i branschen. Det finns en tydlig förankring av frågorna i ledningen och den interna attraktiviteten är minst lika viktigt som den externa. Detta företag är därför en sann förebild i frågorna. Att det goda, uppriktiga och hållbara – vinner i längden.”
Vi har gjort analyser där vi kopplar samman eNPS, ekonomiskt resultat för enheten och övriga index i Populum. Vi ser en mycket tydlig koppling mellan dessa värden, vilket ju egentligen inte är anmärkningsvärt – men ett bra kvitto på våra insatser.
Att lansera en pulsmätning i ett industribolag
Du har berättat att en av anledningarna till att ni valde Populum var vår seriösa framtoning. Hur viktigt är det för ett industriföretag som Peab att välja en pulsmätningspartner med en seriös framtoning?
Mycket – seriositet är en viktig förutsättning, och samtidigt lever Populum också upp till en av våra viktigaste värderingar: ”Jordnära”. Vi tittade på flera olika pulsmätningsalternativ men fastnade direkt efter att vi träffade Populum.
Ni började 2018 med en pilot med 1,000 medarbetare i er "home turf" Skåne, och på ett halvår växte omfattningen till 16,000 medarbetare i alla länder. Hur ser du på den process ni valde? Vad är dina bästa tips och rekommendationer till andra HR-ledare som funderar på hur de ska lyckas "komma igång" med pulsmätningar i större skala?
Vi valde faktiskt att genomföra piloten i den del av organisationen där vi förutsåg att motståndet skulle bli som störst, för att verkligen sätta piloten på prov. Tillsammans med Populum satsade vi rejält på att de skulle få en positiv erfarenhet och sedan sprida positiva signaler till övriga delar, vilket fungerade utmärkt.
Hur ska man tänka när man skalar upp från 1,000 till 16,000 personer?
Piloten gav oss viktiga lärdomar om att en del gammalt tänk fanns kvar i organisationen. Lärdomarna och de goda exemplen från piloten gjorde att vi kunde genomföra en riktigt bra kommunikationsprocess inför den koncerngemensamma lanseringen.
Från gammalt till nytt
En sak som imponerat på oss i Populum (och samtidigt varit en väldigt rolig del av samarbetet) var hur vi, tillsammans med er HR- och kommunikationsavdelning på Peab, skapade upplägget för produkten. Ni har fotograferat från byggarbetsplatserna, gjort filmer - våra designers har anpassat utifrån er grafiska identitet, era färger, ert språkbruk. Vad tycker du om resultatet?
Jag tycker det är fantastiskt bra. Det känns verkligen som ett partnerskap där vi hjälpts åt att hitta den bästa gemensamma lösningen. Vi utmanar varandra och utvecklas vidare tillsammans. Det är så man vill ha det med en leverantör; man hjälps åt att ta sig vidare till nästa steg.
Ert tidigare koncept hade ett starkt inarbetat varumärke - Handslaget - med hög igenkänning bland medarbetarna. Samtidigt sökte ni efter en ny teknikplattform med modern teknik som fokuserar på teamet. Med Populum kunde ni både bevara det som redan fungerade bra, men samtidigt ta del av det nya. Hur gjordes de här avvägningarna?
Vi är ett familjeföretag, och Handslaget är något som har levt i bolaget i alla år. Handslaget representerar pålitlighet, och är djupt rotat i bolaget. Vår strategi var att ta detta väl etablerade koncept och modernisera det till ny teknik och samtidigt öka fokuset på laget / teamet. Genom att bibehålla det existerande varumärket blev det lättare för oss att genomföra den här moderniseringen. Det nya är Handslaget i dess rätta bemärkelse – det gamla var till för att våra staber skulle kunna titta på en enskild statisk ögonblicksbild under 2 års tid.
När ni bytte till Populum kapades ledtiderna kraftigt. Idag svarar 16,000 medarbetare på några få dagar via SMS eller på tablets ute på alla byggen. Istället för att vänta 1 månad på resultat kommer alla resultaten nu omedelbart. Vad är största vinsten med snabb återkoppling?
Den största vinsten är att resultatet är aktuellt och användbart lokalt. Är resultatet inte aktuellt när det kommer teamen tillhanda försvinner meningen med att mäta. Nu skapar vi transparens i organisationen genom att hela teamet får del av sitt eget resultat omedelbart. Vi döljer inget och gör det tillgängligt för alla, vilket ger alla medaretare lagets samlade bild. Först då kan man tillsammans arbeta för att utvecklas. Nu har alla en likvärdig röst i förbättringsarbetet - oaktat om man är tjänsteman eller yrkesarbetare.
Hur togs den här förbättringen emot i ledning och styrelse?
Vi har visat att man med några få träffsäkra frågor kan få fram relevanta insikter, utan den störning och tidsåtgång som kommer av frågor som inte behövs. Tidigare hade vi 64 frågor och fick återkoppling efter 3 månader – nu har vi 8 frågor och får resultat omedelbart. Ledningen och styrelsen trodde inte att detta kunde vara möjligt att uppnå.
Populums analysportal har varit en förebild internt på Peab för att visa hur man kan rapportera tillbaka data snabbt, översiktligt och användarvänligt.
Ni använder eNPS som nyckeltal på övergripande nivå. Hur fungerar det?
Att ha eNPS-värdet som den övergripande temperaturmätaren i verksamheten är uppskattat av både koncernledning och styrelse. eNPS ger inte svar på vad eller varför, men det ger möjlighet att följa trenden och rikta fokus där det behövs som mest, till exempel under en omorganisation.
Koordinering med HR
Populum koordinerar leveransen med era 100 HR superusers och HRBPs i olika länder och på flera språk. Vad hör du internt? Vad är upplevelsen bland dina HR-kollegor av den nya processen jämfört med hur det var?
Våra HR-representanter är supernöjda, punkt slut. Jag har inte hört en enda tveksamhet. Den stora skillnaden ur ett HR-perspektiv vid implementation av ett nytt system, jämfört med tidigare, är att tidsåtgången och det tunga arbetet med att förbereda organisationsstrukturen nu blivit minimal. Här sticker Populums lösning ut med både enkelhet och flexibilitet.
Dessutom behövde man tidigare ordna fram datorer för de medarbetare som saknar jobbdator. Nu skickas istället pulsmätningen (förutom via mejl) även via SMS direkt till alla medarbetare, vilket gör att även våra yrkesarbetare kan delta utan något logistiskt krångel – och med betydligt mindre tidsåtgång.
Vår tidigare medarbetarundersökning var mer konsultdriven, och en stor del av kostnaden från leverantören härrörde till konsulttimmar för att gå igenom resultatet. Nu är allt både enklare och ger högre effekt.
En av dina HR-kollegor berättade att Populum är den första leverantören som lyckats förstå och hantera Peabs komplexitet. Vad skulle du säga är det mest unika med Peab, jämfört med andra organisationer du jobbat i?
Vi är ett familjebolag, med begränsad toppstyrning och hög grad av decentralisering. Detta gör att vi har många olika affärslogiker; saker kan benämnas olika i olika delar av organisationen, och organiseras på olika sätt. Vi har 2,500 projekt som rör på sig hela tiden, vilket ger en mycket stor föränderlighet. Denna komplexitet har Populum lyckats möta.
Nästa steg
Peabs eNPS, har ökat i Populum till nivåer långt över branschindex, ni har klättrat i employer branding-rankinglistorna och ni har vunnit priser internationellt för era ledarskapsprogram.
Vad händer framöver?
HR-analytics och Artificiell intelligens | Vi tar nu nästa steg för att använda vår Populum-data i ett bredare perspektiv – för att ytterligare stärka vår förmåga att förstå vad som fungerar bra och kunna rikta rätt insatser proaktivt. Detta inbegriper kombination med andra datakällor, t.ex. lönsamhet, kvalitet, arbetsmiljö, personalomsättning och sjukfrånvaro. Här har vi en pågående satsning tillsammans med Populum som ska bli mycket spännande att följa.
Strategic workforce planning | Att bygga förmågorna och kompetenserna för morgondagens affär i respektive organisation. Detta behöver utgå från det lokala, och byggas nedifrån och upp. Det är samma som anledningen till att vi valde Populum; det handlar om här och nu, och om den lokala verkligheten. Det ska inte vara ett behov uppdiktat på en stab.
Avslutningsvis, har du något tips till andra organisationer som funderar på att lansera Populum i sina verksamheter?
Mitt råd är att fundera på varför man har en medarbetarundersökning. För mig är det självklart att syftet är att det ska bli bättre i verksamheten - inte primärt att staben ska sitta på information centralt. Den informationen får staben ur analysportalen ändå, om man bara fokuserar på att få det att fungera på lokal nivå. Vi behövde en lösning som på ett transparent sett kunde hjälpa alla team att bli bättre lokalt. Vi valde Populum för att vi vill få fram saker som förbättrar verksamheten på riktigt.
Populum har lyckats göra det svåra enkelt, vilket gör det greppbart för verksamheterna där ute. Det viktiga är effekten. Fundera inte på något annat. Har du fortfarande frågor efter att ha läst den här intervjun, ring mig.